Slik blir neste slektstreff perfekt!

Kommentarer

Sommeren er høytid for slektstreff over hele Norge. Nye vennskapsbånd blir knyttet, familiehistorier blir fortalt og gamle tradisjoner blir levende igjen.

Slektstreff er gøy, men krever mye organisering. Nedenfor får du 12 tips til hvordan du bør gå frem.

Når var sist dere hadde et slektstreff i familien? Husker du ikke? Da er det kanskje på tide!?
Vil du organisere et slektstreff, er det lurt å begynne med planleggingen og organiseringen tidlig. Skal dere invitere til slektstreff neste sommer – anbefaler vi at dere starter planleggingen allerede nå!

I denne blogposten deler Schelly Talalay Dardashti, som er genealogisk rådgiver for MyHeritage i USA, sine 12 beste tips for et perfekt slektstreff!


Ville det ikke vært morsomt å samle hele slekta fra fjern og nær og endelig få møtt dem i egen person? E-post og Skype er bra, men det er noe egen å møtes ansikt til ansikt.

Enkelte familier har slektstreff hvert eneste år. Mens andre møtes kanskje ikke på flere tiår. Andre igjen har kanskje aldri organisert et slektstreff.

I min familie har snakket om å organisere et slektstreff for Dardashti-grenen i lang tid. Men familien er så stor at vi nesten må leie fotballstadion for å få plass til alle!

For mange år siden hadde vi et mini-slektstreff med etterkommerne etter seks Talalay-slektsgrener. Det var sannsynligvis første gang på over 100 år at denne slekta var samlet på ett sted, da forfedrene våre reiste fra Hviterussland og Russland til USA på 1890-tallet. Da vi endelig traff hverandre var familiebåndene likevel veldig tydelige: og i enkelte tilfeller var familielikheten påfallende!

Skal dere arrangere slektstreff i sommer? Ikke glem at familesiden din på MyHeritage er en super plattform for å holde kontakt med de som kommer! Du kan dele detaljer om planleggingen og gjennomføringen – og etter møtet kan du dele bilder, videoer med hele slekta – og så de som ikke hadde muligheten til å komme.

Planlegger dere et slektstreff i nær eller fjern fremtid? Her er 12 tips til en vellykket samling:

1- Organisering må til

Et slektstreff er en stor jobb, og det er en god idé å fordele arbeidsoppgavene på flere personer. Men det er viktig å ha en hovedansvarlig (kanskje det bør være deg?). Noen oppgaver kan være å organisere komitémøter, sette opp lister over frivillige og arbeidsoppgaver og passe på at tidsfrister overholdes. I tillegg er det viktig å tenke på å sette opp komiteer eller ansvarlige for mat, aktiviteter og invitasjoner. Kanskje noen bør snakke med lokalpressen?

2- Hva slags slektstreff skal dere ha?

Slektstreff kan være uformelle eller formelle. De kan planlegges for små budsjetter, eller som overdådige gallaer. En piknik i det fri kan være en rimelig løsning. Hva med middag på en restaurant etter et fint hotel med en stor konferansesal?? En campingtur? En feriereise? Et cruise? Mulighetene er mange. Men budsjett og reisevei er ofte avgjørende faktorer.

3- Finn en dato

Tenk på sesong og ferier. Når vil flest mulig ha muligheten til å komme? Hvor lang tid skal dere ha sammen? En kveld, en helg eller lengre? Tenk også på andre arrangementer i familien. Et arrangement på våren eller sommeren kan ofte kollidere med brylluper og konfirmasjoner. Tenk også på været. (I Norge er det for eksempel en god idé å gjennomføre slektstreff i fellesferien – men invitér i god tid, da mange planlegger feriereiser lang tid i forveien.

4- Finn slektningene dine

Skal slektstreffet være for alle som nedstammer fra én forfader? Eller for en bestemt slektsgren? Jo større gruppen er, desto større blir organiseringsjobben. Og jo flere mennesker, desto dyrere blir arrangementet (mere mat, større locale osv.) Men hvordan finner du frem til dem du skal invitere?

Om du har drevet med slektsforskning, er det stor sjanse for at du ha kontaktdetaljene til mange allerede. Dem du ikke har adressen til, kan du kanskje finne på Myheritage eller på Facebook? Lag en adresseliste i god tid i forveien – den kan komme godt med også i andre sammenhenger – som for eksempel når julekostene skal sendes J

5- Hvor skal dere være?

Mulighetene er mange. Om dere er en lite gruppe, hvorfor ikke invitere til hagefest? Nettsiden Family-Reuion.com har mange gode forslag, inkludert campingturer, cruise, restaurantmiddag eller å leie en bankettsal på et hotell. Om budsjettet strekker til – hvorfor ikke invitere til slektstreff-cruise? Men husk, om det blir dyrt for deltakerne å bli med, vil nok færre vil ha muligheten til å komme.

6- Hvem betaler?

Prøv å være realistisk i planleggingen. Hold kostnadene nede, og sett opp et budsjett. Skal hele prisen betales av detlatnerke, eller finnes det andre måter å skaffe penger på? Kanskskje en auksjon? Eller en loddtrekning? Mulighetene er mange.  Men hold full kontroll på alle utgifter gjennom hele planleggingen.

7- Ha det gøy!

Lek og moro er viktig når mange ukjente kommer sammen. Og det er viktig at alle får en fin dag. Hold hjulene I gang under slektstreffet med velkomsttale – og husk å legge inn morsomme aktiviteter. Lag klar forskjellige priser eller utmerkelser som dere kan gi ut under en “pris-seremoni» under slektstreffet: Dere kan gi en pris til den eldste I slekta, den yngste, den som har reist lengst for å komme, de som har flest barn eller barnebarn osv. osv. … Å lage en slektshistoriebok er også en fin gest. Er det gode kokker i familien- hvorfor ikke lage en familiekokebok? En annen god idé er å sette opp en familieplakat, slik at alle kan se hvordan de er i slekt med hverandre. Legg frem en gjestebok – Og ikke glem å lage T-skjorter, hatter og navneskilt! Mange vil kanskje også sette pris på en egen slektstreff-webside? MyHeritage kan brukes til dette, og du kan holde informasjonen privat slik at bare de som er invitert, kan se innholdet på siden.

8- Aktiviteter for store og små

Hvordan kan man holde både små og store i aktivitet under slektstreffet? Finn frem leker og spill – kanskje noen gamle uteleker som de elder I familien drev med da de var små? Hva med em eventyr- eller historiestund der de eldre forteller om sin barndom eller om spennende historier i slekta? Lag og grav ned en tidskapsel! Sett opp en fotoboks! Arranger sekkeløp og vannballong-kasting! Mulighetene er mange! Men kanskje aller viktigst – sørg for at dere tar masse bilder, og att dere deler dem etterpå!

9- Finn et tema!

Et tema gjør det ofte lettere å planlegge aktiviteter, mat, invitasjoner og andre ting til samlingen. Noen muligheter kan være landet, bygda eller gården slekta kommer fra. Eller hva med immigrasjon (dersom deler av slekta emigrerte), en bursdag, et sirkus, en landsbyfest, en ferie, en safari –  strengt tatt hva som helst! Mange slektstreff har fokus på familiens historie og en familiegren som nedstammer fra en bestemt person eller et par – og da kan man ofte ta utgangspunkt i deres hverdag og historie som tema.

10- Hold alle oppdatert!

Gi opplysninger om slektstreffet til alle som er invitert. Informer om Dato, tid, sted og hvem som er kontaktperson så snart som mulig. Hold dem deretter oppdatert om hvilke aktiviteter dere har planlagt, hva dere eventuelt trenger innspill eller hjelp til, og kostnader – dersom det er noen. Gi gode reisebeskrivelser til alle, og husk å holde kontakt med jevne mellomrom. I tillegg til å sende invitasjoner og e-poster, kan du også bruke familiesiden din på MyHeritage for å dele informasjon med slektningene dine.

11- Mat – husk allergier

En piknik eller et koldtbord er en praktisk og rimeligløsning for bade vertstap og gjester. Alle kan finne noe de liker, og dersom dere vil holde kostnadene nede, kan du be alle om å ta med seg én eller to retter som alle kan dele.  Catering eller å spise på en restaurant eller et hotell er en bra løsning, men det kan ofte bli dyrt. Legg opp til hva som passer deres budsjett. NB: husk at enkelte kan ha allergier, noen kan være vegetarianere, mens andre spiser ikke enkelte retter på grunn av helsen, religiøse eller andre grunner.  Og pass på at du har nok stoler og bord til alle!

12- Ikke gjør alt selv!

Sett opp arbeidsgrupper, fordel arbeidsoppgaver og deleger. Spør om andre kan eller vil bidra, og sør for at dere har egne grupper for å både rydde til og å rydde opp etterpå.

Kos deg –  og planlegg det neste familietreffet!

Festen er i gang. Men arbeidet er ikke over. Bruk litt tid med gjestene for å spørre dem hva de setter pris på med slektstreffet og hvordan dere kunne ha gjort det bedre – Det er gode ting å ta med seg til neste gang slekta skal samles. Samtidig, bruk muligheten til å oppdatere informasjonen du har om dem – fødsler, giftemål, dødsfall – adresser, telefonnummer, e-postadresser osv. Og husk å sende et takkekort de som hjalp til med organiseringen i etterkant av arrangementet. Og også til alle som deltok. Kanskje dere har et fint bilde av hele familien som dere kan lage som et fotokort?

Det viktigste av alt – hold kontakten, oppretthold de nye vennskapsbåndene som ble knyttet, og gled dere til neste slektstreff!

Har du planlagt eller vært med på et slektstreff i sommer?
Var det morsomt? Lærerikt? Har du oppdaget noen nye slektninger eller familiehistorier?

Del dine erfaringer  i kommentarfeltet nedenfor, da vel!

Legg igjen en kommentar

E-postadressen din vil ikke vises på bloggen